ما هي الأتمتة؟ الأتمتة مصطلح تكنولوجي شاع استخدامه إذ ان تعتبر التكنولوجيا في عصرنا هي العنصر الأهم في جميع المجالات. لأنها تعزز الأعمال وتساعد على تسهيلها وتنظيمها وإتقانها، حتى في مجال الإدارة والمكاتب والمرافق وظائف حكومية كانت أو مكتبية خاصة. فتسهل الأتمتة معظم العمل وتجعله سريعًا، مما يقلل عبء العمل وتوفير الوقت.
ما هي الأتمتة؟
الاتمتة نظام عمل تلقائي يعتمد على الأجهزة الألية في كل شيء دون الحاجة الى الجهود البشرية. كما وتشرف الأتمتة أيضا على انجاز المهام ومراقبتها وتسليم المنتجات والتحكم بها.
فوائد الأتمتة:
- توفير الوقت فبدلا من الساعة الطويلة التي ينفقها الموظفون في عمل معين او بحث عن اسم يقوم الحاسوب بتنفيذ ذلك في ثواني معدودة ويظهر النتائج المرجوة بسرعة وبنتائج مبهرة.
- إنتاج أكبر: مع توفير الوقت، لدينا إطار زمني أطول في العمل لمضاعفة الإنتاج، مما يزيد من الطاقة الإنتاجية.
- توفير المال: إذ يمكن للآلة تقليل عدد الموظفين بحيث لا يضطرنا ذلك الى دفع أجور اضافيه لهم، مما يؤدي الى تقليل العبء المالي على الشركة.
- توفير الموارد: إذ توفر الأنظمة الألية العديد من الاحتياجات مثل الورق والحبر وما الى ذلك حيث انه بقرص مضغوط واحد نستطيع ان نوفر ذلك كله ونضع عليه الكثير من المعلومات والبيانات.
- زيادة الكفاءة: وذلك نظرا لقله اخطاء الأنظمة الألية والتي تكاد ان تكون منعدمه. مما ستؤدي إلى زيادة مستوى الشركة وتقليل مستوى الاحتيال والخداع والفساد.
انواع الأتمتة:
يوجد ثلاثة انواع من الأتمتة تختلف هذه الانواع فيما بينها باختلاف الاستخدام ومن هنا تكمن الأهمية القصوى في اختيار النوع المناسب لتحقيق الفائدة القصوى.
- الأتمتة الصلبة: ويناسب هذا النوع عمليات الإنتاج المستمرة، ويستخدم هذا النوع في مصانع تجميع السيارات، وأيضا الصناعات الكيماوية، ومصفاة النفط، وهو الخيار الأفضل للطلب المرتفع والتصميم المستقر المستمر.
- الأتمتة القابلة للبرمجة: تتميز بمرونتها وامكانية تغيير إعدادات الآلة بسرعة وسهولة، وهنا توجد امكانيه لبرمجه الاله لإنتاج عده منتجات في فتره زمنيه محدودة. كما يمكن تحديد للإله المدة الزمنية المراد الانتاج فيها. ويستخدم هذا النوع في المنشآت الصغيرة.
- الأتمتة المرنة: ويعتبر هذا النوع هو أحد فروع الأتمتة القابلة للبرمجة، ولكنه أكثر مرونة وأسهل في التعامل معه. ويستخدم في المكاتب أو الأقسام الصغيرة التي تتعامل مع أشياء بسيطة مثل البيانات والحسابات.
مبادئ اتمتة الإدارة:
الإدارة هي عمليه تنظيم الاعمال وتضم الاعمال المتعبة المرهقة التي تستنفذ وقتا طويلا دون فأئده، اما عندما يتم اتمته الإدارة فان العملية تصبح أسهل وتأخذ من الموظف وقتا اقل وتجعله يهتم بالأعمال التي تحتاج الى الجهود البشرية.
- الرد التلقائي: الالاف من الرسائل التي تأتى يوميا الى المكاتب الحكومية او الخاصة تحتاج الى التصفية لمعرفه الطلب المراد. والرد الصحيح عليها لذلك عندما تتم أتمته الرد التلقائي سيتم توفير الوقت والجهد ويتم تلافي الأخطاء.
- ترتيب المواعيد: كما قلنا سابقا ان الإدارة هي عمليه تنظيم فأننا يمكننا الاستعاضة عن الجانب البشري في هذه العملية التنظيمية. ويتم الأتمتة وتدخل بدلا منه الأجهزة الاليه.
- جمع المعلومات: حيث يمكننا الاستعاضة على الطرق التقليدية في جمع المعلومات والبحث في المستندات وتتم اتمته هذه العملية وجمع البيانات والمعلومات في جداول.
كيف تقوم بالأتمتة؟
هناك اربعه مراحل اساسيه يجب ان تتبعها اي منشأه لتتم اثمته اعمالها بشكل صحيح:
- مرحله الفهم والاكتشاف
وفي هذه المرحلة يتم التعرف على الاجراءات التي تحتاجها اي منشأه لأتمتة اعمالها، ويتم احتساب هذه الاجراءات وتصنيفها على حسب اهميتها الى اربعه مستويات:
- المستوى الاول وهي الاجراءات التي لها علاقة مباشره مع العميل. فالعميل هو النقطة التي تتمحور عندها اي منشأه فعند أتمتة هذه الاجراءات ستتحسن نظره العميل الى المنتج.
- المستوى الثاني وهي الاجراءات التي لها علاقة مباشره مع الإنتاج فعندما تتم اتمتة الاجراءات المتعلقة بالإنتاج سيؤدي ذلك الى قله التكلفة وبدوره يؤدي الى قله السعر وزيادة الجودة.
- المستوى الثالث وهي الاجراءات التي تتعلق بالموظفين حيث ستؤدي اتمتة هذه الاجراءات الى زيادة مستوى رضا الموظف وبالتالي يحسن ذلك من بيئة العمل ويؤدي ذلك في النهاية الى تحسين الخدمة المقدمة الى العميل.
- المستوى الرابع وهي الاجراءات التي لها علاقة بالموردين وعندما تتم اتمته هذه الاجراءات ستتحسن علاقة الشركة او المنشاة بالموردين. وهذا يؤدي الى تقليل التكلفة وبالتالي زيادة الأرباح.
- مرحله جمع المعلومات وتحليلها
وفي هذه المرحلة يتم جمع المعلومات عن كل الاجراءات السابقة التي ذكرناها وتحليلها وذلك حسب الميزانية. وتعتبر أفضل طريقه لجمع هذه المعلومات هي المواجهة المباشرة مع العمال ومناقشتهم حول مهام كل موظف فيهم وربط كل تلك المهمات بالإجراءات التابعة لكل مهمه.
- التصميم وبناء النموذج المصغر وفي هذه المرحلة يتم وضع تصور تفصيلي لكل من الاجراءات السابقة وكيف سيكون حالها بعد الأتمتة
- التنفيذ والتطبيق فيتم تحويل كل التصورات التخيلية السابقة موضع تنفيذ والتطبيق بل وأيضا تحويل كل الاجراءات اليدوية الى اجراءات مؤتمتة.
No Comments